Processos reais que deixaram de depender da memória de alguém.

O defeito que se perde no caminho nunca é consertado

Em um hotel, limpeza e manutenção trabalham em paralelo, mas quase nunca conversam. A equipe de governança lida todos os dias com pedidos de limpeza, trocas de enxoval e algum atrito sobre quem deveria fazer o quê. Quando surge um defeito, o aviso passa de mão em mão: hóspede ou camareira avisam a recepção, a recepção avisa a manutenção. Se a corrente se rompe em algum ponto, a ocorrência pode se perder para sempre. E um defeito que se perde não fica por aí: acaba em uma reclamação na recepção ou em uma avaliação negativa.

Construímos uma solução em que cada quarto tem o seu próprio QR code. O hóspede escaneia, conta o que precisa no seu idioma —sem ligar nem se cadastrar— e a recepção vê em tempo real, traduzido com um clique.

Cada funcionário acessa com sua conta e seu perfil: a manutenção recebe diretamente o que lhe cabe, a governanta atribui as tarefas às camareiras, e a recepção e a administração controlam o conjunto. Cada pedido tem sua prioridade e seu histórico: o que foi feito, o que falta e para quem foi atribuído.

O aviso não é mais escrito à mão

Uma agência de traslados programa recolhimentos em estações de trem e aeroportos até o hotel, coordenando cada cidade com o seu próprio fornecedor de transporte. Antes, cada pedido era escrito à mão para ser enviado ao fornecedor: origem, destino, horários de chegada e saída, dados de contato… Com o volume de pedidos que a agência atende, isso gerava erros constantes.

Nossa ferramenta extrai esses dados diretamente do sistema interno da agência, lê a passagem de trem ou a nota do voo e calcula o horário de recolhimento conforme o meio de transporte (trem, avião ou ônibus). Se dois localizadores compartilham carro e horário, ela os une em um mesmo traslado, otimizando o gasto em vez de enviar dois pedidos de carro. O sistema avisa se há inconsistências de horários, mas algumas decisões continuam sendo humanas: agrupar viajantes é tão simples quanto arrastar e soltar em caixas. O aviso já sai redigido: por um lado, é enviado ao fornecedor para solicitar o traslado (por e-mail, baixado em PDF ou compartilhado pelo WhatsApp); por outro, gera a nota com o horário, a data e o contato do motorista, pronta para a agência repassar ao cliente pelo seu próprio sistema.

Tudo o que está pendente, em um só lugar

Uma agência receptiva organiza circuitos turísticos para grupos, e cada circuito espalha suas tarefas em lugares diferentes: passagens de trem a emitir, notas dentro de cada reserva sobre alergias ou pedidos especiais para os hotéis, vouchers e rooming lists que devem ser enviados aos guias. Antes, era preciso buscar cada coisa separadamente.

A agência já tinha um sistema próprio, mas tudo estava disperso e não era prático consultá-lo assim. Nossa ferramenta se conecta a esse sistema e reúne todas essas tarefas em um único lugar. As passagens pendentes de emissão aparecem refletidas automaticamente, e um calendário de lembretes mantém à vista o que ainda falta resolver.

A documentação de cada guia não é mais baixada arquivo por arquivo: é solicitada uma vez, o sistema a baixa e a organiza em pastas, e com um botão são gerados os e-mails para enviar a cada guia a sua.

Há também um botão que faz algo que antes ninguém tinha tempo suficiente para fazer, dado o grande volume de reservas: lê as observações de todas as reservas de um período e avisa se há alguma nota de alergias, intolerâncias ou um pedido para o hotel que ninguém marcou para chegar à rooming list correspondente — sem essa marcação, fica como nota interna e, se alguém deixa passar, não chega a tempo.

Além disso, o telefone está conectado ao mesmo sistema: as chamadas recebidas no escritório aparecem na tela e, pela extensão do navegador, basta estar dentro de uma reserva e apertar um botão para ligar diretamente para aquela agência, sem discar nenhum número.

Da mensagem solta à campanha com um clique

Uma empresa que conecta marcas com influenciadores gerencia toda a relação a partir da plataforma que construímos: cadastro, contrato e colaborações. Antes, descobrir quem queria participar de cada campanha significava escrever um por um e ficar atento a quem respondia, e depois cruzar esses dados à mão com o que cada marca buscava.

Cada influenciador se cadastra com seus dados e assina o contrato de serviço —cláusulas e comissões incluídas— dentro do app. A partir daí, passa a fazer parte da carteira gerenciada pela equipe.

Quando surge uma campanha, ela é publicada como pedido aberto —qualquer um pode se inscrever— ou fechado, dirigido a um perfil específico. Nas abertas, cada interessado se inscreve com um clique e a equipe vê de relance quem quer participar. Essa lista também serve para apresentar às marcas os perfis que realmente se encaixam no que elas buscam.

Decidido quem participa, começa o acompanhamento: chat interno criptografado, disponibilidade marcada por cada influenciador e a colaboração avançando por fases visíveis, desde a aceitação até a marca dar o aval.

A plataforma também lembra de atualizar os dados de cada influenciador, ou pede informações pontuais antes de uma data, se for preciso revisar algo. Ali ficam guardados também os documentos de cada colaboração, e a marca pode acompanhar o andamento do projeto por um link, sem precisar perguntar.

O horário que se ajusta à lei, e não o contrário

No centro histórico do Porto há uma restrição de trânsito nos dias úteis, das 18:00 às 20:00, e o embarque e desembarque de cada serviço precisa se encaixar nessa norma. Antes, ajustar o horário era tentativa e erro feito à mão, e se não encaixava era preciso improvisar com o grupo já no destino.

Agora os dados do circuito são inseridos uma única vez e o encaixe é calculado automaticamente: se não cabe antes do corte, testa combinações de redução —o passeio a pé até 5 minutos, a panorâmica até 15— e fica com a que exige menos ajuste, registrando a redução no próprio documento. Se realmente não há como encaixar, propõe alternativas em vez de deixar em branco.

Com um botão são geradas a memória em PDF e, logo depois, o mapa do percurso, prontos para enviar pelo portal do município. Antes, mesmo com o modelo já pronto, eram uns 20 minutos, e mais de uma hora se algo mudasse, porque cada pequena mudança obrigava a refazer tudo. Agora são uns 4 minutos, e cada documento sai diferente conforme os dados e a ordem em que são informados.

Um banco não foi feito para baixar cem comprovantes seguidos

Arquivar em papel as movimentações bancárias obriga a baixar do banco os comprovantes de cada depósito e pagamento. Feito à mão, é lento e repetitivo: entrar, filtrar, abrir, baixar, e de novo. A ferramenta gera um script que roda no próprio navegador e baixa os comprovantes não lidos conforme a descrição solicitada, marcando cada um como lido para não baixá-lo de novo da próxima vez. Se o trabalho se acumula por vários meses e chega um grande volume de movimentações, antes isso significava perder horas seguidas; agora, cada comprovante é baixado em segundos e uma sessão completa se resolve em cerca de 30 minutos.

Com a mesma ferramenta, depois são ordenados por tipo, data, destinatário ou remetente e até os depósitos por número de fatura —como são sequenciais e vêm escritos na descrição, a ferramenta os lê e ordena diretamente por esse número. Tudo é combinado em um único documento pronto para imprimir.

Ela descobre a mudança antes de o cliente ligar

Um trem pode mudar de horário depois de a passagem ser emitida. Se ninguém descobre antes do cliente, o problema estoura na pior hora —já na estação, com o cliente tendo de resolver na hora e a agência arcando com o desgaste. Conferir cada passagem à mão, uma por uma contra o horário oficial, não é viável com o volume que uma agência movimenta.

A ferramenta baixa as passagens emitidas, lê trem, data e horário de cada uma —de várias companhias, inclusive as que não publicam horários oficiais— e as compara com a fonte de referência. O que não coincide é agrupado por reserva, com uma nota já redigida, pronta para colar e avisar. Isso permite algo antes impensável: revisar toda a carteira de passagens periodicamente, a cada poucos dias, sem travar a equipe por meio dia. À mão, revisar um lote assim —sem interrupções— levaria quase 6 horas seguidas. Repetir isso toda semana não era uma opção. Agora é. Mesmo em dias de greve de transporte, ela cruza a resolução oficial de serviços mínimos: marca quais trens têm a circulação garantida e quais não, e busca alternativas reais que cubram esse mesmo trajeto naquele dia, para que o cliente tenha a viagem garantida.

Da reserva à passagem emitida, sem redigitar nada

Emitir uma passagem de trem passa por várias telas repetidas: é preciso levar os dados do cliente do sistema interno para o site do fornecedor de passagens de trem e, depois de emitida a passagem, era preciso registrar os dados da viagem no sistema interno, à mão, em um modelo com as informações da viagem. Com o volume que uma agência atacadista movimenta, essa digitação repetida é onde mais tempo se perde e onde é mais fácil que algo seja digitado errado.

Nossa ferramenta pega os dados do cliente e preenche sozinha o formulário nas diferentes telas de reserva. Depois de emitida a passagem, ela a lê por dentro e preenche com esses dados o modelo interno da viagem, que antes era feito à mão.

E se, durante o processo de novas reservas, for reconhecido algum cliente que já viajou antes com a agência, a ferramenta busca no histórico com quem mais ele viajou em ocasiões anteriores, para agilizar a reserva e passar mais rápido para a próxima ligação — dá para agir com um único clique.